Một bộ hồ sơ mua sắm tốt giúp dự án đi suốt từ khâu thẩm định tới quyết toán mà không phải làm lại. Ngược lại, hồ sơ viết chung chung thường dẫn tới ba hệ quả quen thuộc: thiết bị nhận về không đúng kỳ vọng, thiếu giấy tờ khi nghiệm thu, và phát sinh chi phí ở năm vận hành thứ hai. Dưới đây là cấu trúc dự toán và những điểm cần chú ý.
Cấu trúc dự toán theo năm nhóm
Nhóm 1 — Thiết bị chính. Cụm thu phát thanh ứng dụng công nghệ thông tin – viễn thông; loa truyền thanh (nêu rõ công suất và số lượng cho mỗi cụm); micro; thiết bị quản lý, lưu trữ thông tin và sản xuất chương trình. Đây là các thành phần được Thông tư 24/2025/TT-BVHTTDL liệt kê trong danh mục thành phần bắt buộc.
Nhóm 2 — Vật tư và phụ kiện. Cột, giá đỡ, tủ thiết bị, dây dẫn, thiết bị đóng cắt, chống sét, vật tư tiếp địa, phụ kiện lắp đặt. Nhóm này thường chiếm tỷ trọng không nhỏ và hay bị tính thiếu khi lập dự toán từ xa mà không khảo sát thực địa.
Nhóm 3 — Nhân công. Lắp đặt, đấu nối, hiệu chỉnh âm lượng và hướng loa, khai báo thiết bị vào hệ thống, thử nghiệm.
Nhóm 4 — Phần mềm và đào tạo. Phần mềm quản lý, chi phí khởi tạo tài khoản và cấu trúc địa bàn, tài liệu hướng dẫn, đào tạo cán bộ vận hành.
Nhóm 5 — Chi phí vận hành hằng năm. Cước data SIM cho từng cụm loa, chi phí bảo trì định kỳ, chi phí thay thế vật tư hao mòn. Đây là nhóm bị bỏ sót nhiều nhất.
Ba hạng mục hay bị bỏ sót
Cước data cho SIM. Mỗi cụm loa cần một SIM có gói cước duy trì liên tục. Chi phí cho mỗi cụm không lớn nhưng nhân với số cụm và nhân với số năm thì thành khoản đáng kể, và quan trọng hơn là nó phải có nguồn kinh phí thường xuyên chứ không nằm trong vốn đầu tư ban đầu. Nếu không bố trí trước, đến khi SIM hết hạn sẽ mất kết nối điều khiển toàn hệ thống.
Nguồn dự phòng. Mất điện là nguyên nhân gián đoạn phổ biến. Nếu địa bàn hay mất điện, nên đưa phương án nguồn dự phòng vào dự toán ngay từ đầu thay vì bổ sung sau.
Chi phí khảo sát và hoàn công. Khảo sát thực địa có chất lượng, đo cường độ sóng tại từng điểm, lập bản đồ vị trí và bản vẽ hoàn công là công việc có khối lượng thật, cần được tính đúng.
Viết yêu cầu kỹ thuật thế nào cho chặt
Nguyên tắc quan trọng nhất: trích dẫn trực tiếp căn cứ pháp lý thay vì mô tả cảm tính. Cụ thể, yêu cầu kỹ thuật nên nêu rõ thiết bị phần cứng đáp ứng Phụ lục III và phần mềm tích hợp đáp ứng Phụ lục IV của Thông tư 24/2025/TT-BVHTTDL; thiết bị vô tuyến có chứng nhận và công bố hợp quy còn hiệu lực; hệ thống có khả năng tiếp nhận bản tin từ hệ thống thông tin nguồn cấp tỉnh; và phần mềm hỗ trợ phân loại bản tin thông thường, ưu tiên, khẩn cấp theo đúng quy định.
Nên bổ sung các yêu cầu vận hành có thể kiểm chứng bằng thử nghiệm: cụm loa tiếp tục phát theo lịch khi mất kết nối mạng; điều chỉnh được âm lượng từng cụm từ xa; hiển thị được trạng thái kết nối, dòng tiêu thụ và cường độ tín hiệu; kết xuất được báo cáo số buổi phát và thời lượng theo khoảng thời gian; và đơn vị sử dụng truy xuất được dữ liệu nhật ký của chính mình.
Lưu ý về tính độc lập trong đấu thầu
Hai nghị định chi phối trực tiếp loại dự án này
Hệ thống truyền thanh ứng dụng CNTT – viễn thông không phải mua sắm hàng hóa thông thường, mà là đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin. Vì vậy có hai nghị định cần đọc trước khi lập dự toán, và cả hai đều mới thay thế văn bản cũ trong vòng một năm trở lại đây.
Nghị định 214/2025/NĐ-CP ngày 04/8/2025 quy định chi tiết thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu, thay thế Nghị định 24/2024/NĐ-CP. Đây là văn bản xác định căn cứ xây dựng giá gói thầu và hạn mức chỉ định thầu. Hạn mức chỉ định thầu theo khoản 4 Điều 78:
- Gói thầu thuộc dự toán mua sắm không hình thành dự án: không quá 500 triệu đồng
- Gói thầu dịch vụ tư vấn thuộc dự án: không quá 800 triệu đồng
- Gói thầu hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn, hỗn hợp thuộc dự án: không quá 2 tỷ đồng
Phần lớn gói mua sắm truyền thanh ở quy mô một xã rơi vào nhóm thứ nhất, nên mốc 500 triệu là con số thực dụng nhất khi cân nhắc hình thức lựa chọn nhà thầu. Vượt mốc này thì phải đấu thầu rộng rãi hoặc chào hàng cạnh tranh, kéo theo thời gian chuẩn bị dài hơn đáng kể — đây là yếu tố nên tính vào kế hoạch ngay từ khi lập chủ trương.
Nghị định 224/2026/NĐ-CP ngày 24/6/2026, hiệu lực từ 01/7/2026, quy định chi tiết thi hành Luật Chuyển đổi số số 148/2025/QH15. Nghị định này chi phối toàn bộ trình tự đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin: chuẩn bị đầu tư, thiết kế, thẩm định, kiểm thử, vận hành thử, nghiệm thu, bàn giao và quyết toán. Phạm vi bao gồm cả dự án dùng vốn đầu tư công lẫn nhiệm vụ ứng dụng CNTT dùng chi thường xuyên — nghĩa là dù đơn vị bố trí kinh phí theo cách nào cũng thuộc phạm vi điều chỉnh.
Lĩnh vực này thay văn bản rất nhanh, cần đặc biệt chú ý khi lập hồ sơ: Nghị định 73/2019/NĐ-CP hết hiệu lực 01/3/2026, được thay bằng Nghị định 45/2026/NĐ-CP; nhưng chính Nghị định 45/2026 lại chỉ tồn tại bốn tháng, hết hiệu lực 01/7/2026 khi Nghị định 224/2026/NĐ-CP có hiệu lực. Hồ sơ nào đã có báo cáo thẩm định trước 01/7/2026 thì được tiếp tục theo Nghị định 45/2026; hồ sơ lập sau mốc đó phải theo Nghị định 224/2026.
Đây là điểm rất hay bị bỏ sót: hồ sơ được lập theo lối mua sắm thiết bị thông thường, tới khâu thẩm định mới phát hiện thiếu đề cương chi tiết theo quy định về đầu tư ứng dụng CNTT, phải làm lại từ đầu.
Với các dự án sử dụng vốn nhà nước, cần lưu ý quy định của Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15) về bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu, trong đó nhà thầu tư vấn lập hồ sơ, thiết kế cho gói thầu về nguyên tắc không đồng thời là nhà thầu cung cấp hàng hóa, thi công cho chính gói thầu đó, trừ các trường hợp luật cho phép. Việc phân định vai trò rõ ràng ngay từ đầu giúp tránh rủi ro pháp lý cho cả chủ đầu tư và nhà thầu.
Bộ hồ sơ nghiệm thu nên có gì
Biên bản nghiệm thu kỹ thuật kèm kết quả các phép thử; hồ sơ hợp quy của thiết bị; bản vẽ hoàn công và danh sách cụm loa kèm mã định danh, tọa độ; tài khoản quản trị bàn giao cho đơn vị sử dụng; tài liệu hướng dẫn vận hành; biên bản đào tạo; và cam kết bảo hành, bảo trì. Chuẩn bị đủ ngay tại thời điểm nghiệm thu sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian ở khâu quyết toán.
Nội dung mang tính tổng hợp tham khảo. Với từng dự án cụ thể, đơn vị cần đối chiếu văn bản gốc và quy định của cấp có thẩm quyền tại địa phương.
BINHDINH.JSC tư vấn giải pháp kỹ thuật, cung cấp thiết bị hợp quy, lắp đặt và phần mềm cho hệ thống truyền thanh cấp xã ứng dụng công nghệ thông tin – viễn thông. Hotline 024.33.96.6668.